Pro uživatele, který se právě začíná seznámit s aplikací Microsoft Office Word (nebo podobným textovým editorem), může být obtížné porozumět všem různým pojmům, funkcím a nástrojům programu. Například takový koncept jako „zápatí“vás může dlouho přemýšlet o tom, co to je, k čemu se používá a v jaké části dokumentu to je.
Dokument v textovém editoru je obvykle rozdělen do několika oblastí. Text se zadává do hlavní (střední) části dokumentu, ale na okrajích jsou prázdná místa, která se obvykle nazývají okraje. Záhlaví a zápatí jsou oblasti umístěné v záhlaví, zápatí a bočních okrajích každé stránky dokumentu. Nejčastěji se záhlaví a zápatí používají k vkládání čísel stránek do textu, aniž by uživatel musel každé číslo zadávat sám. K číslování dochází automaticky: každé další stránce je přiřazena hodnota zvýšená o jednu. Záhlaví a zápatí mohou obsahovat nápisy: čas, datum, název společnosti nebo název dokumentu. Do záhlaví a zápatí můžete také umístit grafické objekty - logo společnosti nebo jakýkoli jiný obrázek. Proč je vhodnější používat záhlaví a zápatí k vkládání opakujících se textových a grafických objektů. Textový nebo grafický objekt v záhlaví a zápatí se nemění, nepohybuje, nezkresluje. Na každou novou stránku není třeba zadávat stejný text. Když jsou aktivní záhlaví a zápatí, hlavní část dokumentu se stane nepřístupnou pro úpravy, takže se její vzhled nezmění. Rychlý přístup k záhlaví a zápatí lze získat poklepáním levého tlačítka myši v horní nebo dolní části dokumentu. Když jsou záhlaví a zápatí aktivní, v kontextových nástrojích editoru je k dispozici další karta „Návrh“, pomocí které můžete změnit vzhled záhlaví a zápatí, vložit potřebné objekty. Chcete-li použít připravené šablony pro záhlaví a zápatí, přejděte na kartu „Vložit“. Vyberte záhlaví nebo zápatí v části „Záhlaví a zápatí“, ze šablon nabízených v rozevíracím seznamu vyberte levým tlačítkem myši požadovanou možnost - toto pole se automaticky přepne do režimu úprav záhlaví a zápatí. Chcete-li jej ukončit, poklepejte levým tlačítkem myši na hlavní část dokumentu.
