Po dokončení práce s dokumenty aplikace Excel je často nutné opravit výsledek, aby se vyloučila možnost úprav. Jednou z možností, jak dosáhnout požadovaného výsledku, je převod aplikace Excel do formátu PDF.
Překlad v editoru
Jedním z nejjednodušších způsobů převodu aplikace Excel do formátu PDF je uložení dokumentu v tomto formátu. Chcete-li to provést, vyberte nabídku „Soubor“, kde klikněte na položku „Uložit jako“.
V okně, které se otevře, budete vyzváni k výběru cesty a názvu, pod kterým bude soubor uložen, a také přípony, kde potřebujete najít formát PDF. Po výběru optimalizačních parametrů a rozsahu dat, která se mají uložit, zbývá kliknout na tlačítko „Uložit“. Ve výsledku bude na vybrané adrese vytvořen soubor, který obsahuje všechny označené informace.
Pomocí doplňku
V některých dřívějších verzích aplikace Excel však v seznamu přijatelných formátů chybí PDF. V takovém případě byste měli použít jinou metodu instalací speciálního doplňku pro program. Umožní vám převést Excel do PDF, i když neexistuje žádný program podporující tento formát. Tento plugin se nazývá Uložit jako PDF a XPS. Lze jej zdarma stáhnout z oficiálních webových stránek společnosti Microsoft.
Po instalaci pluginu musíte provést tři snadné kroky, abyste dokument uložili jako PDF. V nabídce „Soubor“najděte položku „Uložit a odeslat“pro verze programu 2007 a 2010 a „Uložit jako“pro ostatní. V prvním případě v nabídce zbývá vybrat položku „Vytvořit dokument PDF / XPS“, která otevře okno s nastavením podobným nastavení pro uložení dokumentu v editoru. V druhém případě musíte v rozbalené nabídce najít soubor PDF nebo XPS, který vyvolá stejné okno. Stejně jako v editoru doplněk vyzve uživatele, aby buď uložil celý dokument, nebo ponechal v tabulce pouze vybraný rozsah buněk.
Speciální služby
Pokud není možné použít výše navržené metody, speciální převodník vám pomůže převést Excel do PDF. V tuto chvíli existují jak speciální online služby, tak programy, které nevyžadují připojení k internetu. Oba používají stejný algoritmus akcí a vytvářejí podobné výsledky. V případě použití webových aplikací stačí stáhnout požadovaný dokument, po kterém byste si po chvíli měli stáhnout výsledek. V offline programu stačí vybrat příslušný soubor, zadat parametry a cestu k uložení dokumentu. Jednou z výhod převaděče (PDF na Excel) je, že může také překládat bez použití speciálních programů.
Reverzní převod
Pokud budete chtít se souborem dále pracovat, bude možná nutné se vrátit k původnímu formátu. Pokud tedy převedete Excel do PDF, všechna data zůstanou, ale vzorce nebudou uživateli k dispozici. Abychom tedy uchovali proces získávání výsledků v tajnosti, stačí provést transformaci dokumentu dvakrát. A pokud editor sám pomůže překládat do formátu Portable Document Format, bude zaručeno, že data vrátí pouze převaděč PDF na Excel.
