Otázka nutnosti vytvoření elektronického archivu v podniku je stále naléhavější. A to není náhodné, protože zavedení nových informačních technologií nejen zajišťuje bezpečnost a spolehlivost dokumentů, ale také zkracuje čas jejich vyhledávání a v případě potřeby také umožňuje několika zaměstnancům přístup ke stejným datům najednou.
Instrukce
Krok 1
Vytvoření archivu elektronických dokumentů zahrnuje několik fází. Nejprve zakoupte a nainstalujte licencovaný software do počítačového vybavení společnosti.
Krok 2
Připravte dokumenty, to znamená, uspořádejte je, identifikujte v souladu se stávající strukturou oběhu dokumentů ve vaší organizaci. Zejména v této fázi je bude nutné zaregistrovat, roztřídit podle doby použitelnosti a odstranit sponky a sponky z nepošitých listů.
Krok 3
Dalším krokem je digitalizace nebo skenování dokumentů. Provádí se na technickém zařízení, které přesně podporuje typ a formát dokumentu použitého v této organizaci. V této fázi zkontrolujte kvalitu reprodukce dokumentů, v případě potřeby znovu naskenujte.
Krok 4
Další je fáze převodu (převodu) dokumentů do formátu, který splňuje koncept jejich úložných a produkčních standardů, a poté - fáze indexování, tj. „Přiřazení“klíčových slov ke každému dokumentu pro následné vyhledávání nezbytných informací nebo vytvoření fulltextové databáze.
Krok 5
Na konci práce na vytvoření elektronického archivu proveďte nastavení (přístupové právo, právo na změnu dokumentů) a zaškolte personál organizace.
