MS Excel je velmi pohodlný nástroj pro provádění výpočtů a prezentaci tabulkových dat. Při přípravě dokumentace k vykazování je však často nutné poskytovat tabulkové informace ve formátu Word. Zároveň je někdy nutné překládat nejen přímý obsah informací, ale také formátování dokumentů.
Je to nutné
MS Word, MS Excel, počítač
Instrukce
Krok 1
Chcete-li přeložit informace ze souboru uloženého ve formátu Excel do Wordu, otevřete tabulkový soubor, vyberte v něm potřebné buňky, klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Kopírovat“. Poté spusťte program MS Word, vytvořte prázdný dokument (zpravidla se vytvoří automaticky) a vložte do něj fragment zkopírovaný z aplikace Excel. V tomto případě se ve vytvořeném dokumentu zobrazí počet sloupců potřebných k reprezentaci tabulky a každý řádek z tabulky aplikace Excel bude v dokumentu představován jako samostatný řádek.
Tato metoda je nejjednodušší, ale při jejím použití dojde ke ztrátě formátování původního dokumentu. Kromě toho bude další úprava takové pseudotabulky vytvořené ve Wordu velmi obtížná.
Krok 2
Chcete-li, aby tabulka připravená v aplikaci Excel vypadala v aplikaci Word téměř stejně, vložte zkopírované informace do předem připravené tabulky. Chcete-li to provést, spočítejte, kolik sloupců a řádků má původní tabulka. Poté v aplikaci Word vyberte položku nabídky „Tabulka“a „Vložit“. Do zobrazeného okna zadejte počet sloupců a řádků a klikněte na potvrzení. Všechna ostatní (kosmetická) nastavení lze provést později.
Nyní, stejně jako v prvním případě, zkopírujte požadovanou část tabulky. Poté myší vyberte celou tabulku vytvořenou ve Wordu, klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Vložit“. Všechna data z původní tabulky budou úhledně rozložena mezi prázdné buňky tabulky Word. Pomocí formátovacích nástrojů aplikace Word opravte nesprávně umístěné části tabulky.
Tato metoda je optimální pro přípravu reportovací dokumentace, neumožňuje však uložit vzorce, což zkomplikuje následný přepočet dat.
Krok 3
Chcete-li zkopírovat tabulku z Excelu spolu se vzorci a designem, použijte ne jednoduché, ale „speciální“vložení. Chcete-li to provést, zkopírujte také požadovaný fragment tabulky a poté z nabídky Word vyberte „Upravit“- „Vložit jinak“. Poté v zobrazeném okně vyberte řádek „List (objekt) aplikace Microsoft Excel“.
Věnujte pozornost poloze bodu v řádcích „Vložit“a „Připojit“. Pro přípravu standardní dokumentace ponechejte tento ukazatel na řádku „Vložit“.
Pokud potřebujete, aby se informace v dokumentu Word automaticky měnily v závislosti na datech v tabulce aplikace Excel, vyberte položku „Propojit“. Je však nutné zajistit, aby měl soubor Word stálý přístup k souboru ve formátu Excel.
