Správně strukturovaný text není jen pravidlem slušného chování při přípravě dokumentů. Správné uspořádání odstavců v mnoha ohledech pomáhá oku čtenáře studovat materiál snadněji, text se čte intuitivně rychleji. K tomu se doporučuje umístit do textů odsazení odstavce.
Nejjednodušší způsob, jak nastavit odsazení ve Wordu, je použít kartu „Odstavec“. Chcete-li to provést, vyberte část textu, pro kterou chcete nastavit odsazení odstavce, a klepněte pravým tlačítkem. V kontextové nabídce, která se otevře, vyberte kartu „Odstavec“. V poli „První řádek“vyberte možnost „Odsadit“, pokud je vybrána, ve výchozím nastavení se v sousedním okně zobrazí hodnota „1, 25“. Právě tato šířka odsazení od okraje listu je normativní v souladu se současnými GOST v oblasti kancelářské práce a archivace.
Mělo by se pamatovat na to, že pokud v dokumentu odsadíte jeden řádek s hodnotou například „1, 25“, musí si tento interval zachovat i veškerý následující text dokumentu. Text zadaný za naformátovaným fragmentem při zalamování do nového řádku automaticky nastaví odstavec podle dříve nastaveného parametru. Chcete-li odsazení odstranit, umístěte kurzor na začátek řádku a stiskněte klávesu Backspace.
Rovinu můžete také odsadit do Wordu pomocí pravítka. Pokud se pravítko při otevření dokumentu automaticky neprojeví, musíte tuto funkci aktivovat na panelu „Zobrazit“.
Na základně pravítka jsou tři značky, jejichž horní část má tvar trojúhelníku - je to on, kdo nastavuje začátek odrážky prvního řádku odstavce. Abyste s ním mohli pracovat, musíte umístit kurzor do fragmentu, kde potřebujete nastavit červenou čáru nebo vybrat fragment textu. Poté se horní trojúhelník posune doprava na požadovanou úroveň. V tomto případě, pokud je vybrán více než jeden odstavec, bude odsazení nastaveno pouze v těch případech, kdy jsou odstavce „rozděleny“klíčem přenosu - Enter.
