Názvosloví případů je očíslovaný seznam názvů případů, které jsou uloženy v organizaci. Podle tohoto dokumentu probíhají veškeré práce na dokumentaci podniku. Odráží dobu skladování konkrétních dokumentů a které oddělení je za jakou dokumentaci odpovědné.
Nezbytné
- - znalost kancelářské práce;
- - typický seznam dokumentů s dobou uložení.
Instrukce
Krok 1
Rozhodněte o vývoji nomenklatury, musí to být provedeno podle objednávky organizace. V něm uveďte, kdo by měl tvořit nomenklaturu, pod čím vedením a v jakém časovém rámci. Dále objasněte rozsah položky. Chcete-li vytvořit individuální nomenklaturu, můžete použít přibližnou, kterou lze sestavit pro skupiny organizací, které jsou součástí stejného systému. Při přípravě tohoto dokumentu zvažte strukturu vaší organizace.
Krok 2
Vyberte klasifikační schéma, na jehož základě bude vytvořena nomenklatura. Závisí to na struktuře podniku. Pokud je dostatečně stabilní, vyberte blokové schéma nomenklatury. Pokud se to často mění, zvolte funkční produkční schéma. V prvním případě budou oddíly nomenklatury odpovídat názvům strukturálních divizí společnosti. Pořadí jejich umístění by mělo být podobné tabulce zaměstnanců. V druhém případě použijte funkce nebo směry činnosti organizace jako oddíly při sestavování nomenklatury záležitostí společnosti.
Krok 3
Formulujte záhlaví případů. Název by měl být jasný, výstižný a měl by uvádět hlavní strukturu a obsah dokumentů případu. Zahrňte do něj také objasnění obsahu případu, informace o pravosti a kopie dokumentů. V nadpisech nepoužívejte úvodní slova, složité fráze a nespecifická znění.
Krok 4
Při sestavování seznamu nadpisů použijte následující znaky: nominální (typ dokumentu), autorský, korespondent, chronologický (čas vytvoření), předmětová otázka, zeměpisný.
Krok 5
Určete doby uchování pro případy, k tomu použijte standardní seznam dokumentů správy. Dokončete design nomenklatury, samotný text by měl vypadat jako tabulka, na titulní stránku vložte schvalovací razítko.
